【経営者向け】月次決算と試算表｜毎月「今の数字」を見る習慣のつくり方

月次決算と試算表とは｜毎月の締めと、その月までの一覧

月次決算とは、毎月、その月の数字を締めて、経営判断に使うことです。年に1回の決算を、毎月行うイメージです。中小機構のJ-Net21「月次決算」のQ&Aでは、期末の決算とは別に、毎月の営業成績や財政状態を明らかにするために行う決算として説明されています。年1回の決算だけでは、期の途中の業績が見えにくいため、毎月の数字で現状をつかみ、次の手を考える、という位置づけです。

締めた結果を一覧にまとめたものが、試算表です。本記事では、試算表を「その月までの数字をまとめた一覧」として説明します。これは一般的な理解にもとづく説明で、公的資料で定義を確認したものではありません。会社や会計の専門家によって、使う言葉や資料の形が異なることがあります。

試算表には、たくさんの項目が並んでいますが、社長が見るのは、ほんの数か所です。売上、粗利、人件費、営業利益、現預金、借入。ここが見られれば十分です。数字を作る作業は会計の専門家の領域で、社長は、できあがった数字を見て判断する側に徹してください。

年1回では遅い理由｜決算書と試算表の違い

決算書は、1年が終わってからできあがります。1年間の結果は分かりますが、見るのは、終わったあとです。たとえば、半年前から粗利が落ちていても、年に1回の決算書では、それに気づくのが遅れます。

一方、毎月の試算表なら、今月の異変に、今月のうちに気づけます。まだ間に合うタイミングで、手を打てるのが、最大の違いです。

決算書そのものの見方は、損益計算書の記事と貸借対照表の記事で解説しています。この記事では、毎月の見方と、習慣のつくり方に絞ります。

毎月見る5つの数字と、借入の確認

見る数字は、次の5つに絞ります。細かく見すぎると続かないからです。なお、この「5つ」は、一般的な経営管理の目安として整理したもので、公的な基準ではありません。

営業利益は、本業の利益のことです。見方は営業利益と経常利益の記事でも整理しています。

5つ目の現預金は、利益が出ていても、手元のお金が尽きれば事業が止まる、という理由で入れています。たとえば、毎月の支払いが約300万円のJ社で、現預金が900万円なら、約3か月ぶんです。あわせて、借入の残りと毎月の返済額も確認してください。お金の動きを先まで見たい場合は、資金繰り表の記事が役立ちます。

数字が動いたら、何を見直すか

数字は、見るだけでは意味がありません。動いたときに、何を見直すかまで、セットで考えます。

この対応表は、考え方の一例です。実際の原因は会社によって異なるため、数字を作った専門家と一緒に確認してください。

数字は並べて比べる｜J社の試算表で見る3つの比べ方

数字は、1つだけ見ても、よいか悪いか分かりません。必ず並べて比べます。社長のJ社の、今月の試算表を見てみましょう。単位は万円で、数字はすべて架空です。

売上は、前年同月から約9%減りました。ところが、営業利益は90万円から40万円へ、半分以下に落ちています。売上の減り以上に、利益が落ちているということです。原因を表で探すと、粗利が40万円減り、人件費が10万円増えています。合わせて50万円、営業利益が減った計算です。

比べ方は、次の3つが基本です。

J社の今月の営業利益は40万円で、予算の70万円より30万円少ない状態です。予算との対比は、J-Net21のQ&Aでも、目標の達成状況と原因を明らかにする方法として紹介されています。一方、前年同月や前月と比べる方法は、一般的な経営管理の考え方です。差が出たら、数字を作った専門家に、理由を聞いてください。

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赤信号のサイン｜早めに手を打つ4つの目安

毎月見ていると、危ない兆しに気づきやすくなります。次の4つは、一般的な経営管理の目安で、基準値ではありません。

J社の場合、人件費が粗利に占める割合は、今月が65%（260万円÷400万円）、前年同月は約57%（250万円÷440万円）でした。売上が減った中で人件費の負担が重くなっていることが、数字から読み取れます。

現預金が減ってきたときは、資金繰りの確認が先です。見直しの進め方は、資金繰りが苦しいときの見直しの記事で整理しています。

専門家と一緒に回す｜毎月10日ごろを目安にする進め方

おすすめは、毎月10日ごろを目安に、試算表を見る時間を決めてしまうことです。ただし、いつまでに試算表を出すかは、会社の規模や会計の専門家との取り決めで変わります。10日ごろは、あくまで目安です。顧問の税理士など会計の専門家と一緒に、30分ほどで回します。

たくさん決めなくてかまいません。続けることが、いちばん大切です。

試算表を早く出してもらう4つの工夫

試算表が遅れると、見る意味が薄れます。早く出してもらうために、次の4つの工夫があります。J-Net21のQ&Aでも、月次決算の確定日を決めて関係者で共有することが、早期化の仕組みとして挙げられています。

続かない4つの理由と対策

毎月見る習慣は、続かないこともあります。よくある理由は、次の4つです。

中小企業診断士として、いろいろな社長と話していて感じるのは、試算表が届いているのに、見ていない社長が意外に多いということです。難しいことは、いりません。まずは今月の試算表で、5つの数字を前年同月と比べてみてください。

銀行に説明するときにも役立つ

毎月、試算表を見る習慣は、銀行への説明にも役立ちます。J-Net21のQ&Aでは、融資の申込時には、決算書のほかに、直近の月次決算書の提出を求められることが多いとされています。毎月見ていれば、今の数字を自分の言葉で説明しやすくなります。

ただし、何を求められるかは、金融機関や案件によって異なります。ここで紹介したのは一般論で、審査の基準ではありません。銀行にどう説明するかは、貸借対照表の記事の見方とあわせて考えると整理しやすくなります。

まとめ｜月次決算と試算表の4つのポイント

会計の処理や税務の個別の扱いは、顧問の税理士など会計の専門家にご確認ください。この記事は、経営者が毎月の数字を見て判断するための、一般的な考え方の整理です。

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参考：中小機構 J-Net21 経営相談Q&A「月次決算」、J-Net21「決算書とは？」。

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